Общие правила составления деловых писем

• Перед тем, как взять в руки ручку, сесть за пишущую машинку или персональный компьютер необходимо уяснить для себя следующие моменты: вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, выставление счета, ответ на запрос партнера, извинение и т.д.);



• предполагается ли ответ (существуют ситуации, в которых ответ может не предполагаться, например, в прямой рекламной рассылке);



• будет ли содержание письма однозначно понятно вашему адресату, не оставит ли оно каких-либо неясностей касательно вопроса переписки; уверены ли вы, что письмо придет в срок (если нет, воспользуйтесь телексом или телефаксом).

  Вы должны ясно представлять себе о чем писать, как аргументировать, какой цели добиваться. При том необходимо убедиться, что именно письмо является наиболее эффективным способом разрешения вопроса. Содержание письма нужно излагать в такой логической последовательности, которая в сочетании с краткостью и убедительностью привела бы читающего к мысли о необходимости должным образом решить затронутый вопрос.

  Тон письма должен быть корректным. Сочетание тщательно отобранной лексики и простота изложения обеспечат убедительность и исключат дополнительную переписку. Следует избегать неточностей, двусмысленности, профессионализмов и ненужных сокращений.

  Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже мелкое несоблюдение правил может сделать его дефектным с юридической точки зрения. Это особенно важно, если принять во внимание, что за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица даже наваказах, отчетах и гарантийных письмах. Излишне напоминать, что все данные и факты должны быть проверены и завизированы проверяющими.