Нужно точно знать еще до назначения встречи, сколько времени она должна занять. Не огорчайтесь, если у партнера окажется очень плотный график, будьте гибки, но помните, что времени должно быть достаточно не только для изложения вашего дела, но и для ответов на вопросы.
Если речь пойдет о предмете, известном обеим сторонам, то изложение можно сократить, но так, чтобы было ясно, что общая заинтересованность сохраняется, и сюрпризов не будет. Можно внести новый нюанс в объяснение, чтобы встреча выглядела совершенно необходимой, например; "Надо обсудить кое-что в отношениях пункта X". Пусть партнер подумает еще раз об этом пункте X.
Если встреча предстоит сложной, то, .возможно, не стоит слишком пускаться в детали. Наметьте главное, что может заинтересовать партнера, но чтобы он не сумел настроится на отказ. "Некоторые мысли на сей счет могут вас заинтересовать", или: "Это связано с получением дополнительной прибыли". Надо стремиться к тому, чтобы информация настраивала на позитивное ожидание.
Если на деловом совещании вы старше по должности и не готовите своему коллеге ничего приятного, то чем меньше вы его настроите на оборонительный лад, тем лучше. Например: "Мы давно уже не беседовали, а тут накопились вопросы, требующие обсуждения"...